Меню

bitrix24 настройка с нуля

Bitrix24 настройка с нуля

Первые шаги: регистрация и настройка портала

Итак, для начала нужно зарегистрироваться на портале «Битрикс24» . По умолчанию всем клиентам предоставлен бесплатный тариф «Проект», но если вы хотите использовать все возможности сервиса, подключите тарифы «Команда» или «Компания» в разделе «Лицензия». Если перед покупкой вы хотите протестировать портал, подключите его демо-версию и пользуйтесь всеми возможностями, которые есть в верхнем тарифе, бесплатно — в течение месяца.

Следующий шаг – регистрация пользователей и отражение структуры компании на портале (раздел «Компания» — вкладка «Структура компании»). Очень важно четко отразить структуру так, как она есть – это поможет правильно распределить права и обязанности всех пользователей. Для начала достаточно указать руководителя компании и перечислить все подразделения. Добавить подразделение просто – достаточно кликнуть по кнопке в верхней части страницы раздела. Каждому новому подразделению нужно дать название и занести туда сотрудников, а также назначить руководителя. Сотрудников можно «перетаскивать» из одного подразделения в другое с помощью «мыши».

После того, как вы создали структуру компании, нужно настроить сам портал. Для этого необходимо перейти в раздел «Настройки портала» и указать название компании, которое будет отображать в логотипе (в шапке в левом верхнем углу), электронную почту, формат времени и даты, рабочий график (есть только в платном тарифе и в демо-версии). Здесь же можно отключить возможность писать в «Живой ленте» для всех сотрудников, оставив ее лишь некоторым пользователям. Еще одна настройка, на которую нужно обратить внимание – отключение сервисов, которые не будут использоваться в компании. Наконец, в этом же разделе , при необходимости, устанавливается ограничение для входа на портал по IP-адресу.

Загружаем документы для работы

Теперь нужно загрузить документы, с которыми будут работать ваши сотрудники. Если документов немного, можно загрузить их с помощью инструмента «Битрикс24.Диск» (раздел «Мой Диск»). Загрузить файлы можно также в разделе «Компания» — вкладка «Общий диск»: здесь удобно хранить образцы заявлений, договоров, записи телефонных разговоров и т.п. Но если документов много, проще установить фоновое приложение «Битрикс24» и подключить его к своему порталу. Тогда сервис сам синхронизирует файлы на вашем компьютере (не все, а только те, которые помещены в указанную вами папку) с теми, что хранятся на портале — и вы сможете работать с любыми документами, не загружая их.

Списки контактов, с которыми вы работаете, загружаются в разделе «CRM». Их можно импортировать из своего почтового клиента, из файла формата «.csv», а также из таблицы «Excel». Наконец, контакты можно загрузить из других CRM, используя партнерские приложения (их можно выбрать в разделе «Приложения»). Если контактов немного, проще занести их вручную с помощью кнопки «Добавить контакт» в разделе «CRM».

Скорее всего, у сотрудников вашей компании запланированы встречи и другие события. Если до этого вы вели общий календарь компании, можно перенести данные из него в инструмент «Календарь». Сделать это можно, кликнув по значку с шестеренкой в верхней части раздела «Календарь». Новые события можно заносить непосредственно в разделе с помощью инструмента «Планировщик задач», выбирая не только дату и время события, но и его участников. В «Планировщике задач» можно выбрать время, когда все участники события будут свободны, запросить от них подтверждение участия и настроить напоминание о событии.

Тонкости работы с «Битрикс24»

Устанавливаем связь с миром: инструменты «Телефония» и «Почта»

После того, как вы сделали основные настройки, добавили пользователей и распределили их роли, самое время освоить инструмент «Битрикс24.Телефония». Для этого нужно зайти в раздел «Телефония», открыть вкладку «Настройки» и выбрать один из трех вариантов:

Чтобы настроить электронную почту компании, зайдите в раздел «Почта». На почтовом сервере компании нет ограничений по количеству места, зато есть антивирус и антиспам. Если у вашей компании еще нет адреса электронной почты, то можно зарегистрировать его здесь, используя домен @bitrix24.ru. Можно выбрать свое название домена, и зарегистрировать в «Битрикс24» почтовый ящик с ним. А если вы используете внешний почтовый сервис и не хотите от него отказываться, то просто интегрируйте его с «Битрикс24» .

Тонкости работы с «Битрикс24»

Теперь пора автоматизировать в «Битрикс24» привычные действия для сотрудников компании – осуществление звонков, обработку лидов, постановку задач и т.д.

Чтобы автоматизировать бизнес-процесс для всех сотрудников компании, можно создать список (раздел «Компания» — вкладка «Списки»). Список можно настроить произвольно, настроив любое количество полей и дав им свои названия. После настройки нужно выбрать действия, которые нужно произвести: двухэтапное утверждение, экспертная оценка.

Для примера настроим бизнес-процессы в CRM по обработке лидов: на странице раздела нужно открыть вкладку «Настройка бизнес-процессов» и выбрать пункт «Обработка лидов» (можно также свой бизнес-процесс). После этого можно сформировать свой сценарий обработки каждого типа лидов: например, лиды с сайта компании обрабатывает один менеджер, лиды с телефонных звонков – другой и т.п. Можно указывать неограниченное количество условий, настраивая шаблон бизнес-процесса, как вам хочется.

Приглашаем сотрудников на портал

Все готово для работы – пора пригласить сотрудников на портал (кнопка «Добавить» в верхней части страницы, под логотипом, – «Пригласить сотрудников»). В появившемся окне нужно указать адреса электронной почты ваших сотрудников. В этом окне также есть вкладка «Добавить» — с ее помощью можно добавить сотрудников сразу в выбранные вами отделы, заполнив за каждого сотрудника основную информацию – имя, фамилию, адрес электронной почты, пароль и т.д.

Читайте также:  java приложение не сохраняет настройки

Тонкости работы с «Битрикс24»

Интегрируем «Битрикс24» в работу компании

Осталась самая главная задача – вовлечь своих сотрудников в использование «Битрикс24» в повседневной работе. Первое, что они видят, когда заходят на портал – «Живая лента» компании. Поэтому администратор портала должен позаботиться о том, чтобы там была интересная и актуальная для новых пользователей информация. Чтение постов в «Живой ленте», как и в любой социальной сети, помогает им освоиться и понять, какие правила действуют на портале. Можно сразу начать с обсуждения рабочих вопросов и попросить самых активных сотрудников прокомментировать их.

Понять, как часто сотрудники используют разные инструменты портала можно, открыв раздел «Пульс компании» (главная страница портала – кнопка «Пульс компании» в правом верхнем углу). Здесь видна частота использования разных возможностей – социальной сети, «лайков», задач и т.д. Кликнув по каждому блоку, можно создать заготовку сообщения, которое будет опубликовано в «Живой ленте». В этом сообщении будет описание работы с инструментом (его можно отредактировать, как угодно). В «Пульсе компании» есть рейтинг пользователей, в котором можно увидеть, кто из сотрудников наиболее часто использует каждый инструмент.

Теперь можно приступить к созданию задач. Лучше начинать с простых: укажите поручение, ответственного исполнителя и крайний срок выполнения задачи. Позже можно начинать вести учет времени, создавать свои шаблоны задач и т.п. Найти справочную информацию по задачам (как и по любому другом разделу) можно, кликнув по знаку вопроса, расположенному в верхнем правом углу страницы.

Для обсуждения и решения задач сотрудникам пригодится бизнес-чат. Его отличие от внешних мессенджеров в том, что все сотрудники уже есть в списке контактов, и вам не надо никого добавлять и регистрировать. А вот внешним пользователям бизнес-чат недоступен – поэтому сотрудники спокойно могут общаться, не опасаясь утечки информации.

Сотрудникам следует рекомендовать синхронизировать свои рабочие папки с инструментом «Битрикс24.Диск» в их аккаунтах. Тогда можно будет редактировать общие документы и делиться ими, что особенно удобно при подготовке презентаций и других публичных мероприятий.

Всем, кто освоил работу на портале, можно смело предлагать мобильную версию «Битрикс24» . В ней пользователям доступны те же инструменты, что в браузерной версии – «Живая лента», «Задачи», «Календарь» и т.д. Если пользователю пришло новое сообщение на портале – на телефон придет уведомление об этом.

Следующим этапом является внедрение CRM. Начать его следует с занесения и обработки лидов, а также активной работы с существующими контактами компании. По статистике, процесс полного вовлечения сотрудников в «Битрикс24» занимает три месяца: по прошествии этого времени можно заметить первые положительные результаты.

источник

Битрикс24. Инструкция для начинающих

Битрикс24 – популярный сервис, предназначенный для эффективной работы компаний любых масштабов благодаря широкому набору инструментов. С одной стороны, у некоторых пользователей это вызывает сложности: с чего начать и как с этим работать? С другой стороны, каждый клиент по мере развития бизнеса может расширять функционал сервиса под текущие требования и задачи.

Весомое преимущество – разработчик предлагает организациям со штатом до 12 сотрудников бесплатный тариф с базовыми инструментами.

Соглашусь, переезд на Битрикс24 сравним со сменой локации офиса компании. Сначала вы соберёте всё необходимое и перевезёте, а потом заново распакуете на новом месте. Но не всё так сложно. Достаточно пошагово выполнить мою инструкцию.

Ключевые возможности

Совместная работа над задачами и проектами:

  • постановка задач;
  • установка режима работы (план, сроки, календарь, списки);
  • присвоение роли и права доступа;
  • шаблоны;
  • роботы для работы по заданному сценарию;
  • канбан-доски;
  • отслеживание эффективности сотрудников;
  • приложения для iPhone и Android.
  • просмотр историй сделок по карточкам;
  • объединение сделок путём поиска дублей;
  • автоматизация продаж с помощью роботов;
  • CRM-маркетинг;
  • звонки и письма из CRM;
  • онлайн-чат на веб-сайт (бесплатно);
  • отчёты;
  • генератор продаж;
  • автоматизация создания договоров, счетов и актов;
  • AI Скоринг CRM (прогноз успеха сделок при помощи ИИ);
  • обмен данными с 1С в реальном времени;
  • сквозная аналитика.

Контакт-центр: телефония, чат на сайт (бесплатно), коллтрекинг, CRM-формы в соцмедиа и на сайте, автоответчик.

Сайты: возможность создания сайтов в простом конструкторе.

Магазины: создание интернет-магазинов в конструкторе и по шаблонам.

Офис: виртуальное пространство для коммуникации сотрудников компании.

Начало работы в Битрикс24

Регистрация и создание

Откройте страницу регистрации Битрикс24, нажмите «Начать бесплатно». Выберите удобный способ регистрации.

Вы создали свой Битрикс24. Дальше нужно указать название компании, при необходимости переименовать домен, имя которому система присвоила случайным образом.

Подключение сотрудников

Откройте вкладку «Живая лента»-«Пригласить сотрудников». Опция доступна админу, в настройках есть функция «Разрешить всем приглашать пользователей на портал».

Система предлагает 5 способов приглашения сотрудников:

  • «быстрая регистрация» – скопируйте ссылку в соответствующем поле и отправьте её коллегам, при переходе у них появится возможность регистрации;
  • «по sms » – вводите номера телефонов коллег, которые получат сообщение на телефон со ссылкой для регистрации;
  • «по e-mail» – аналогично, но вводятся почтовые ящики коллег;
  • «зарегистрировать» – вносите e-mail, имя/фамилию сотрудника и должность, на его почтовый ящик придёт письмо с паролем и логином для входа;
  • «пригласить интегратора» – заключение договора с сертифицированными партнёрами сервиса для настройки вашей организации.
Читайте также:  настройка iis для owa

Настройка структуры компании

Просмотр и редактирование структуры осуществляется в «Меню»–«Сотрудники». Структура состоит из подразделений, за каждым из которых закрепляется название, руководитель, сотрудники.

Нажимайте кнопку «Добавить подразделение», заполняйте данные.

Каждому подразделению можно добавлять дочернее подразделение и подотделы без ограничения по их количеству. Получится примерно так, как на скриншоте.

Здесь же есть кнопка «Пригласить сотрудников». При необходимости переносите сотрудника в какое-либо из подразделений, зажав иконку с именем левой кнопкой мыши и перетаскивая её в нужное окно.

Основное меню сервиса: обзор

Разделы меню находятся в левой колонке экрана. Кратко по ним пройдусь.

Живая лента – страница событий портала

Вмещает несколько подразделов:

  1. «Сообщение» – вкладка, где можно писать сообщения и просматривать смс других коллег, отправка возможна всем сотрудникам или группам, отделам, почтовым пользователям.

  1. «Задача» – вкладка, предназначенная для формирования задач. Нажимайте «Отправить», и она автоматически отобразится в списке уведомлений Живой ленты. В правом верхнем углу ставьте галочку для присвоения статуса «Важная задача».

  1. «Событие» – вкладка, где создаются события, указываются требуемые сведения, настройки и сотрудники, у которых отобразится данное сообщение в Живой ленте.

  1. «Опрос» – вкладка для создания опросов, которые появятся в ленте (для всех сотрудников или выбранных вами групп, подразделений и т.д.).

  1. «Ещё» – здесь находятся дополнительные вкладки для отправки файлов, благодарности, важных сообщений в Живую ленту.

Задачи, подзадачи и проекты – организация рабочего процесса

В данном разделе вы получаете наглядную информацию о завершённых, текущих и запланированных делах. Я не буду останавливаться на каждой опции, а перейду к главному – созданию задач. Кстати, данный инструмент находится практически в каждом разделе.

Как создать задачу в Битрикс24?

Нажимайте кнопку «Добавить задачу». Дальше внесите данные: название и описание задачи. Если нужно, составьте чек-лист со списком действий, чтобы фиксировать выполненные шаги. Возле значка пламя можно отметить галочкой приоритет задачи – важная. Назначьте сотрудников, ответственных за выполнение, и крайний срок (дедлайн).

Кратко о ролях сотрудников, участвующих в выполнении задачи:

  • ответственный – исполнитель задачи;
  • постановщик – сотрудник, назначивший задачу, он получает подтверждение о выполнении;
  • соисполнитель – помощник в выполнении задач, имеет идентичные права роли «ответственный»;
  • наблюдатель – сотрудники, которым будут приходить уведомления о выполнении задачи, имеют возможность оставлять свои комментарии.

Вкладка «Дополнительно» позволяет осуществить следующие действия:

  • привязать задачу к выбранному проекту (здесь же создаётся новый ПРОЕКТ);
  • подключить учет времени;
  • установить напоминания;
  • создать шаблон задачи с помощью опции «Повторять»;
  • сформировать ПОДЗАДАЧУ и т.д.

Канбан доски в задачах

Привычная многим методология есть в Битрикс24. Задачи сразу создаются в подразделе «Канбан». Интерфейс схожий с аналогичными сервисами: выделение колонок цветом, фильтр для поиска задач. Для наглядности сделал несколько задач, чтобы показать вам скриншот досок.

Кратко по диаграмме Ганта

Диаграмма позволяет отслеживать ход выполнения задач, контролируя крайние сроки. При наведении на горизонтальный блок задачи в календарной сетке просматриваются общие данные.

Шаблоны задач

Нажимайте вкладку «Шаблоны»-«Добавить» , заполните поля и сохраните. Если вам нужно создать аналогичную задачу, нужно выбрать необходимый шаблон и нажать на 3 горизонтальные линии, дальше «Добавить задачу по шаблону». Как правило, они используются для регулярных и часто повторяемых задач.

Роботы в задачах – что это?

Нажимаете на кнопку «Роботы» и переходите в раздел «Настройки».

  • триггеры – действие (ситуация), при появлении которого задача переходит на заданную стадию, в этот момент сработает заранее настроенный робот;
  • роботы – последовательный набор действий, выполняемых автоматически при переходе задачи на заданную стадию.

Пример: есть задача с установленными сроками выполнения. С помощью триггера мы указываем ситуацию «скоро просрочена». Когда задача достигнет этого статуса, робот автоматически совершит действие – я выбрал отправку сообщения в Живую ленту.

Чат и звонки

В данном разделе у вас автоматически появляются 2 чата – с помощником от Битрикс24 и общий чат для всех коллег, который можно использовать дополнительно к Живой ленте.

  • строка поиска;
  • создать новый чат – закрытый (для выбранных коллег), открытый (для всех коллег), один на один с выбранным сотрудником.

Также в системе доступны голосовые и видео звонки между сотрудниками. Для этого создайте чат и выберите тип звонка. Для совершения групповых звонков нужно создать групповой закрытый чат. Видео- и аудио звонки между сотрудниками не записываются.

Группы

Здесь отображаются уже сформированные рабочие группы и создаются новые: открытая, закрытая, внешняя и группа для внешних публикаций.

В этой же вкладке формируются проекты с заданным типом: открытый, закрытый или внешний.

Хранение документов и файлов организации. Для работы с диском предложено 5 вкладок:

  • «мой диск» – ваше личное хранилище файлов;
  • «общий диск» – коллективное хранение файлов организации с возможностью выдачи прав доступа;
  • «диск для Windows » – на этой странице вы можете скачать и подключить приложение от Битрикс24.Диск, чтобы работать с документами, не открывая сам сервис;
  • «диск для macOS» – опция, аналогичная предыдущей;
  • «очистка места» – показывает сведения о свободном месте на диске, предоставляет несколько инструментов «Безопасная очистка» и «Экспертный режим».
Читайте также:  dsl 2500u настройка моста

Календарь

Раздел содержит 2 основные вкладки: «Мой календарь» и «Календарь компании». События отображаются в таблице, под кнопкой «Расписание» – то же самое представлено в виде списка по дням. При наведении курсора на задачу, справа на экране отображаются основные сведения. Под кнопкой «Добавить» 2 опции – событие и задачу. Под значком шестерёнки находятся настройки, включая права доступа.

Время и отчёты

Полезные инструменты для отдела кадров и руководителей, доступны в платных тарифах.

  • «График отсутствий» – табличное отображение отпусков, больничных, декретов, то есть в отчёте видно: кто, когда и по какой причине отсутствует на рабочем месте.
  • «Рабочее время» – автоматическое формирование отчётов о рабочих часах сотрудников, при появлении на работе ими используется кнопка «Начать рабочий день», уходя они кликают на неё же.
  • «Bitrix24.Time» – тотальный контроль над персоналом (моё мнение), предполагает подключение приложения на планшет и использование его камеры. Помимо нажатия кнопки о начале времени работы, система с помощью камеры распознает сотрудника.
  • «Рабочие отчёты» – вкладка для сбора отчётов сотрудников с возможностью просмотра статистики и выставления оценок.
  • «Собрания и планёрки» – организация собраний сотрудников с указанием даты, организатора, места проведения.

Почта

Работа с почтовыми ящиками систем, приведённых на скриншоте, в режиме одного окна. Есть много полезных настроек и возможностей, но в платных тарифах.

Бизнес-процессы

Платный инструмент для быстрого согласования различных документов внутри организации. С помощью редактора настраивается бизнес-процесс, а именно его цепочка. По ней документ и будет направляться по очерёдности каждому из сотрудников.

Данному инструменту я отведу отдельную статью – информации и функционала очень много. Здесь хранятся все сделки с просмотром в форме канбан-доски, списка или календаря, звонки и переписки с клиентами на сайте и в соцмедиа, подробная статистика по продажам, эффективности менеджеров и т.д.

Приложения

Со своей страницы Битрикс24 вы получаете доступ к приложениям (платные и бесплатные). Для удобства предложена поисковая строка и настраиваемый фильтр – по категориям, стоимости, числу скачивания и т.д.

Тарификация в Битрикс24

Бесплатный тариф без ограничений по времени есть, с возможностью подключения не более 12 сотрудников. При регистрации вы можете подключить демо-режим на 30 дней с доступом к платным инструментам бизнес-пакета «Команда». Подробное сравнение тарифных планов здесь.

Разработчик предлагает воспользоваться сервисом:

  • Из коробки – установка на вашем сервере (конечная лицензия, то есть вы становитесь владельцем лицензии на продукт).

Мобильное приложение Битрикс24

Скачивается бесплатно и работает с устройствами iPhone, iPad, Android для платформ Android 4.4+ и iOS 10.0+. Через приложение ведётся работа над задачами, пользование CRM, коммуникация с коллегами и клиентами, есть доступ к голосовым и видео звонкам.

Интеграция с внешними платформами

  1. Сервисами для работы над документами – MS Office, OpenOffice, LibreOffice, облачные сервисы GoogleDocs, Office 365.
  2. Microsoft Outlook, продуктами Google и Apple – реализована для коробочной версии.
  3. Системой обмена сообщениями и совместной работы – MS Exchange Server 2007/2010.
  4. Active Directory/LDAP – модуль AD/LDAP интеграция.
  5. Продуктами 1С.

Как удалить Битрикс24?

Неактивные аккаунты с бесплатным доступом удаляются автоматически. Если вы не зайдёте в аккауант в течение 45 дней, то он будет заблокирован. На восстановление доступа выдаётся неделя – следует писать в техподдержку. За сутки до удаления на электронную почту владельца Битрикс24 будет отправлено письмо с предупреждением об удалении.

Порталы на платных тарифах не блокируются и не удаляются. Достаточно не оплачивать следующий период, после чего портал будет переведён на бесплатный пакет и удалится, как описано выше.

Настройка уведомлений в Битрикс24

В правом верхнем углу экрана нажмите на стрелочку рядом с вашим именем, дальше «Настройка уведомлений».

Выбирайте нужный режим – простой или расширенный. В каждом из режимов можно проставлять/убирать галочки, сохраняя требуемые настройки.

Вывод

Я кратко показал только основные нюансы по работе с Битрикс24. Он был и остаётся популярным мощным порталом, объединяющим инструменты управления проектами и функции CRM. В качестве заключения я кратко обобщу достоинства и недостатки системы.

  • простой старт без первоначальных вложений, можно воспользоваться демо-режимом в течение 30 дней для пользования ключевым функционалом;
  • наличие бесплатного пакета навсегда с ограниченным набором опций для небольших команд (12 человек), например, фрилансеров;
  • внушительный набор инструментов, включая CRM, готовые интеграции со сторонними сервисами, мобильные приложения системы.
  • как правило, пользователь получает больше, чем планировал, соответственно, ненужные опции усложняют навигацию и работу в сервисе;
  • в большинстве случаев для правильной настройки и работы CRM потребуется помощь специалиста, тогда как другие аналогичные продукты можно внедрять с минимальным привлечением специалистов, а дальше разбираться самому.

источник

Добавить комментарий

Adblock
detector